Եթե դուք փոքր բիզնեսով եք զբաղվում՝ առցանց կամ ավանդական, ապա վաղ թե ուշ բախվելու եք հաշիվները կարգի բերելու խնդրին։
Այդ ժամանակ հավանական է, որ դիմեք մասնագիտացված կազմակերպությունների օգնությանը, սակայն այդ ամենի օգտակարությունը ուղիղ համեմատական է ձեր՝ բիզնեսի մասին ունեցած տվյալներին, դրանց համակարգվածությանը ու արագ գտնելու ու վերլուծելու հնարավորությանը։
Ըստ այդմ, իմաստ ունի կազմակերպության հաշվապահությունը վարլ ճիշտ հենց սկզբից, ինչի համար պարտադիր չէ ունենալ թանկարժեք համարագեր կամ համակարգչային տեխնիկա․ կարևորը մեթոդն է։
Հաշվապահության փուլերը
Հաշվապահական հաշվառումը ճիշտ կազմակերպելու համար պետք է իմանալ թե ինչ փուլերից է գործընթացը բաղկացած։ Եթե համառոտ, դրանք հետևյալն են․
- Առաջնային փաստաթղթերի ձևավորում, ստացում
- Տվյալների գրանցում գրանցամատյաններում
- Տվյալների ամփոփում
- Հաշվապահական հաշվետվություններ
Առաջնային փաստաթղթերի ձևավորում
Առաջնային փաստաթղթերը հաշվիվ ապրանքագրերն են, ընդունման-հանձնման ակտերը, տրանսպորտային փաստաթղթեր, վճարման հանձնարարագրերը, ծանուցումները, ինչպես նաև ցանկացած այլ փասթաթուղթ, որը կիրառվում է կազմակերպության գործունեության ընթացքում և կարող է հիմք հանդիսանալ հաշվապահական գրանցումների համար։
Կազմակերպության կողմից առաջնային փաստաթղթերի ձևովորումը կարող է իրականացվել ձեռքով՝ թվային կամ ֆիզիկական կրիչների վրա, կամ ավտոմատացված՝ հաշվապահական կամ գործառնական ծրագրի հիման վրա՝ օրինակ վեբ-կայքի կողմից։
Երկու դեպքում էլ՝ առաջնային փաստաթղթերը հանդիսանում են գործարքի իսկության ապացույց և պետք է պահպանվեն հաշվապահական հաշվառման հուսալիությունը հավաստելու ու իրավական պահանջները բավարարելու համար։
Հաշվապահական գրանցումներ
Հաշվապահական գրանցումներն, կամ ինչպես հայնի են նաև՝ հաշվապահական ձևակերպումներ, կրկնակի ձևակերպումներ, իրենցից ներկայացնում են գործարքի արտացոլում կազմակերպության հաշվապահական գրանցամատյաններում։ Գրանցամատյանները նորկայումս հիմնականում էլեկտրոնային են՝ Էքսելի և նմանատիպ այլ աղյուսսակների կամ մասնագիտացված հաշվապահական ծրագրերի ձևով։
Մասնագիտացված ծրագրերից օգտվելու դեպքում առաջնային փաստաթղթեր ձևավորելիս ծրագրերը նաև, ըստ նախնական կարգավորումների, զետեղում են նաև հաշվապահական ձևակերպումներ։ Եթե փաստաթուղթը ներքին չէ, օրինակ, հաշիվ-ապրանքագիր մատակարարից, ապա այն կարող է ձևավորվել
Եթե ձեր հաշվապահական հաշվառման գործընթացն ավտոմատացված չէ, ապա և՛ ներքին, և՛ արտաքին փաստաթղթերը պետք է ներմուծվեն ձեռքով։ Այս դեպքերում, թերևս, ամենահարմար մեթոդը էլեկտրոնային աղյուսակներն են՝ Էքսելի, Google Sheets, կամ այլ ձևով։
Բոլոր գործարքներն ամփոփվում են հիմնական գրացամատյանում, հայտնի նաև որպես՝ general ledger: Գործարքների քանակի մեծության դեպքում նաև պահվում են գրանցամատյաններ ըստ հաշիվների, օրինակ՝ նյութերի, դեբիտորներ, կախիկի և այլն։
Փոքր բիզնեսը, սակայն մի քանի բարդ աղյուսակ պահելու դեպքում կարող է օգտվել մեկ աղյուսակից՝ բավարար դաշտերով բոլոր տեսակի հաշիվների համար տվյալների ամփոփման համար։
![38 Perfect General Ledger Templates [Excel, Word] ᐅ TemplateLab](https://templatelab.com/wp-content/uploads/2021/03/general-ledger-template-03.jpg)
Գրանցման մանրամասնությունը կախված է մի շարք գործոններից, մասնավորապես, իրականացվող գործարքների բարդությունից, ծառայությունների տեսականուց, այլ, օրինակ, նյութերի ու ապրանքների հաշվառման գրանցամատյանների առկայությունից կամ բացակայությունից։
Վերջնահաշվում, այս փուլում պետք է հստակ որոշվի գործարքի պատկանելիությունը հաշվապահական այս կամ այն հաշվին․ օրինակ վաճառքի դեպքում գործարքը կարող է առնչվել եկամտի ու կանխիկի հաշիվներին՝ Դեբետ դրամարկղ, Կրեդիտ՝ Եկամուտ։
Հաշիվների ամփոփում
Հաշվապահական ձևակերպումները թույլ են տալիս գործառնական ժամանակահատվածում, օրինակ, եռամսյակում, ձևավորել գործարքների բազա՝ առնչվող հաշվապահական հաշիվներով։ Ձևակերպումների ամփոփումը ըստ հաշիվների թույլ է տալիս հասկանալ հաշիվների շարժը՝ եկամտի գոյացումը, ծախսերը, մնացորդները ապրանքների, կանխիկի և այլ հաշիվների գծով։
Ամփոփման փուլում իմաստ ունի նաև իրականացնել հիմնական հաշիվների գույքագրում՝ հաշվապահական հաշիվների մնացորդների համեմատում իրական մնացորդների հետ։ Դա թույլ է տալիս ժամանակին հայտնաբերել պակասորներն ու ձեռնարկել դրանց համալրման ու հետագա բացառմանն ուղղված քայլեր։
Այնուամենայնիվ, ամփոփման հիմնական գործառույթը այսպես կոչված փորձնական հաշվեկշռի (trial balance) ստացումն է, ինչի հիման վրա էլ կիրականացվի հաշվետվության կազմումը։
Հաշվետվությունների կազմում
Հաշվետվությունները հաշվապահական գործընթացի հիմնական արդյունքն են ու թույլ են տալիս շահագրգիռ կողմերին ներկայացնել բիզնեսի վիճակի ու որոշակի ժամանակահատվածի համար, հիմնականում՝ մեկ տարի, գործունեության արդյունքների մասին։
Փոքր բիզնեսի համար շահագրգիռ կողմեր կարող են հանդիսանալ հարկային ու պետական, վարահսկող այլ մարմինները, բանկերն ու վարկային կազմակերպությունները, երբեմն՝ մատակարարները, և վերջապես, բաժնետերերը։
Հաշվապահական հաշվետվությունները, ըստ կիրառության և հետևաբար, ըստ դրանց ներկայացվող պահանջների, լինում են կառավարչական ու ֆինանսական։ Ֆինանսական հաշվետվությունների նկատմամբ պահանջները ձևավորվում են արտաքին կարգավորմեն միջոցով, որոնք արտահայտվում են հաշվապահական ստանդարտներով կամ պետական մարմիններին ներկայացվելիք հաշվետվությունների նկատմամբ պարտադիր պահանջներով։
Կառավարչական հաշվետվությունների հիմնական գործառույթը կազմակերպության այս կամ այն ոլորտի կառավարիչներին իրենց գործառույթների իրականացման ու որոշումների կայացման համար ամփոփ հաշվետվությունների տրամադրումն է։ Ըստ այդմ դրանց կազմն ու կառուցվածքը որոշում է կազմակերպությունը՝ սեփական ուժերով կամ խորհրդատուների օգնությամբ։
Կարող է թվալ, թե հաշվապահակն հաշվառումը տաժանակիր գործընթաց է, այնուամենայնիվ, դա այդպես չէ։ Հաշվապահակ հաշվառումը, ճիշտ և ժամանակին վարելու դեպքում դառնում է ձեր փոքր բիզնեսի համար ներքին տեղեկատվության աղբյուր, ապահովում է օրենքի պահպանումը ու թույլ տալիս խուսափել տուգանքներից ու քաշքշուքից, ինչպես բարձրացնում է կազմակերպության թափանցիկությունը, ներքին կարգապահությունը ու աշխատանքի մշակույթ է ձևավորում։
Հաշվապահական հաշվառում կարող են ու պետք է անեն բոլոր ձեռնարկատերերը ու դրա համար բարդ համակարգեր պետք չեն։ Պետք է պարզապես հետևողականորեն լրացնել առաջնային փաստաթղթերը, դրանք անցկացնել աղյուսակներ ու ամփոփել։
Սա կարևոր գործողություն է, որը նաև թույլ կտա, դժվարությունների բախվելու դեպքում, մասնագետների ներգրավումը դարձնել առավել արդյունավետ ու նվազ ծախսատար։
